Revisi Tugas 7 E – PROCUREMENT

E – PROCUREMENT

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliput pelelangan umum secara elektronik.

Walaupun tren  positif, ada halangan dalam penerapan e-procurement. Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan secara online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan dengan sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Jika tidak ada e-procurement maka pengadaan di lakukan melalui interface.

Ada 3 komponen utama dalam e-procurement

-          Vendor management adalah komponen e-procurement yang mengelola interaksi pemasok dengan sistem e-procurement perusahaan seperti registrasi pemasok baru, peluang untuk memasok barang dan jasa, penyerahan quotation/proposal secara online, pengecekan status quotation/proposal yang sudah diserahkan, dan ranking vendor yang bisa diupdate secara berkala.

-          Bid/quote & auction adalah komponen e-procurement yang melakukan otomasi proses penawaran dari berbagai pemasok sehingga mampu melakukan transformasi proses manual dari distribusi, penerimaan dan evaluasi penawaran menjadi proses elektronik.

-          Catalogue management adalah komponen e-procurement yang mengelola konten dari katalog produk berbagai pemasok.

 manfaat e-procurement dan permasalahan yang muncul dalam implementasi e-procurement

-Penghapusan biaya administrasi.

-Pemotongan biaya pembelian.

-Pemotongan waktu siklus pembelian.

- Kontrol manajemen yang lebih besar.

- Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.

E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosendur pengendalian keuangan dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi. Beberapa dari masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin menerapkan solusi e-procurement yaitu: Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik. Pencarian pemasok baru. Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat. Kemampuan untuk menyampaikan. Biaya transaksi. Pada keadaan tertentu, ketersediaan content dan transparansi proses.

Strategi perusahaan dalam penerapan e-procurement adalah penyempurnaan menajemen dalam proses langsung maupun tidak langsung pada pencarian sumber pembelian. Penerapan  e-procurement secara umum menguntungkan kedua belah pihak baik pembali maupun pemasok. Proses pembelian dari hulu sampai kehilir mulai dari permintaan kebutuhan sampai diterimanya barang atau jasa hingga pembayaran kepada pemasok, dengan adanya penerapan  e-procurement dapat terlaksana dengan cepat dan terminator dengan baik, sehingga akan meningkatkan daya saing perusahaan di waktu yang akan datang.

contoh implementasi e-procurement dalam perusahaan dan manfaat dan keuntungan adanya e-procurement

- proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

Keuntungan E-Procurement :

·         Mengurangi biaya pembelian barang atau jasa

·          Menghemat waktu proses pembelian /transaksi

·         Mengurangi biaya administrasi

·         Menunjang penerapan pembelian tepat waktu (just-in-time)

·         Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)

contoh implementasi dalam perusahaaan :

E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.

Posted in: